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ARQUIVOS ELETRÔNICOS

ARQUIVOS ELETRÔNICOS Voltamos a tratar deste assunto face à relevância do mesmo e a real necessidade de verificação e adequação dos vossos softwares às exigências impostas pelo fisco. Inicialmente cumpre ressaltar que não basta possuir um software que atenda as necessidades gerenciais e internas da empresa, é extremamente importante certificar se o vosso programa está preparado para gerar os arquivos eletrônicos exigidos pelo fisco. A não apresentação ou apresentação em desconformidade com o leiaute exigido pela legislação é passível de multa. A seguir, segue resumidamente os arquivos exigidos pela fiscalização federal e estadual: 1) Arquivos magnéticos exigidos pela Secretaria da Fazenda/SP As empresas que emitem documento fiscal por processamento eletrônico de dados, inclusive as empresas usuárias do Emissor de Cupom Fiscal (ECF), estão obrigadas a gerarem e disponibilizarem ao fisco estadual os arquivos magnéticos conforme leiaute previsto na Portaria CAT 32/96, agrupados por tipos de registros compostos pelas seguintes principais informações: a) Registros tipos 10 e 11 (Dados do Estabelecimento): composto pelos dados cadastrais do contribuinte, n.º do CNPJ, inscrição estadual, nome do contribuinte, município, unidade de federação, período, endereço, contato, telefone etc.; b) Registro tipo 50 e 51 (ICMS e IPI): composto por informações relativas ao ICMS e IPI, n.º CNPJ e inscrição estadual dos clientes e fornecedores, data de emissão dos documentos fiscais, unidade de federação, modelo e número das notas fiscais, valor total, base de cálculo, valor e alíquotas do imposto etc.; c) Registro tipo 54 (Produto/Mercadoria): informações relativas ao CNPJ dos fornecedores e clientes, código do produto, quantidade, valor bruto, base de cálculo valor e alíquota do ICMS e do IPI etc.; d) Registro tipo 60 (Emissor de Cupom Fiscal): informações relativas à redução “z”, leitura “x”, valor da operação, valor do totalizador etc.; e) Registro tipo 74 (Registro de Inventário) : informações relativas ao código do produto, quantidade, valor unitário, valor total etc.; f) Registro tipo 75 (Código de Mercadoria/produto ou serviço): informações relativas ao código da mercadoria, classificação fiscal do produto, descrição da mercadoria, quantidade, valor unitário, valor total, alíquota do ICMS e do IPI etc. 2) Arquivos magnéticos exigidos pela fiscalização federal A RFB - Receita Federal do Brasil, por seu turno, também impõem às empresas usuárias do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados a apresentação de arquivos eletrônicos conforme previsto na IN 86/2001, contendo informações relativas aos registros contábeis, fornecedores e clientes, documentos fiscais, comércio exterior, controle de estoque e registro de inventário, relação insumo/produto, controle patrimonial, folha de pagamento, controle de fluxo de caixa, etc. 3) Arquivos da Nota Fiscal Eletrônica de mercadorias – NF-e - modelo 55 Os estabelecimentos comerciais e industriais sujeitos a Nota Fiscal Eletrônica deverão manter os arquivos com extensão “XML” das NF-e, emitidas e recebidas, em arquivo digital, pelo prazo prescricional de 5 (cinco) anos, devendo ser apresentados à administração tributária quando solicitado. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para emissão da NF-e, alternativamente a guarda de documentos em arquivo digital, deverá manter o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) em arquivo. Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e ou DANFE, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por nota fiscal modelo 1 ou 1-A. Além de manterem os arquivos da NF-e devidamente armazenados, conforme acima citado. O emitente da NF-e deverá encaminhar ou disponibilizar “download” do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e. 4) Considerações finais Com relação aos arquivos exigidos pelas fiscalizações federal e estadual, os mesmos deverão ser gerados pelo software utilizado pela empresa, pois compreendem informações relacionadas aos itens das mercadorias e controle de estoque do cliente, entre outros. Quanto aos arquivos “XML” das Notas Fiscais Eletrônicas, a INFOR-MAR não se responsabilizará pelo guarda dos mesmos, sendo tal atribuição de competência da empresa. Face às exigências impostas pelo fisco, recomendamos que V.Sa. verifique com vosso programador ou empresa de software se o programa utilizado pela empresa está apto a gerar os arquivos e atender as instruções contidas nesta Circular.

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